一、溝通與澄清
1. 及時溝通
當收到客戶的非標準要求時，第一時間與客戶取得聯系。例如，通過郵件或者電話向客戶詢問具體的意圖。這是因為客戶可能有特殊的商業目的或者對專利文件有獨特的理解，溝通能夠避免誤解。
2. 明確需求范圍
讓客戶詳細闡述其非標準要求的邊界。例如，如果客戶要求對某個技術術語采用一種非常見的翻譯方式，要詢問這種方式是否在特定的行業內有特殊意義，是否會影響專利的準確性和有效性等。
二、評估影響
1. 對專利有效性的影響
分析客戶的非標準要求是否會導致專利在目標國家或地區的有效性受到損害。例如，如果客戶要求在翻譯中省略某些關鍵技術描述，要向客戶解釋這可能會使專利在審查過程中被駁回，因為專利的完整性對于其有效性至關重要。
2. 對合規性的影響
考慮目標國家或地區的法律法規以及專利局的規定。比如，某些國家對專利文件的格式和術語有嚴格要求，如果客戶的非標準要求違反了這些規定，要向客戶詳細說明情況。
三、提供替代方案
1. 基于專業知識
根據自己的專利翻譯經驗和對目標語言的專業掌握，為客戶提供替代方案。例如，如果客戶要求使用一種比較生僻且不準確的術語翻譯，翻譯人員可以提供幾個更合適、更常見且準確的術語翻譯，并解釋其優勢。
2. 考慮文化差異
在提供替代方案時，還要考慮到文化差異。比如，在不同國家的專利文化中，某些表述方式可能更受歡迎或者更易于被理解，將這些因素融入替代方案中，可以提高專利文件的接受度。
四、記錄與存檔
1. 詳細記錄過程
將與客戶溝通的過程、客戶的非標準要求以及最終的解決方案都詳細記錄下來。這有助于在后續的翻譯工作中進行參考，也可以在出現爭議時提供依據。
2. 存檔相關文件
保存與客戶需求相關的郵件、文檔等文件。這些存檔文件可以作為項目歷史的一部分，方便在需要的時候進行查閱。
